برای اینکه بتوانیم در اکسل فقط یک صفحه خاص را از بین چندین صفحه چاپ کنیم باید در کادر print شماره صفحه را وارد کنیم.برای دفعات متعدد این کار کمی خسته کننده به نظر می رسد.می خواهیم با یافتن راهی گره از این مشکل برداریم.         چه کنیم ؟ چون کار تکرار دارد پس ماکروها می توانند بسیار مفید باشند.پس ابتدا یک صفحه بزرگ پر از داده را باز کنید.سپس گزینه ضبط ماکرو را فعال کنید

Toolsà Macroà Record new macro

حال شروع می کنیم به ضبط ماکرو.یعنی منوی file را باز می کنیم و Print را انتخاب می کنیم و در Page مثلا صفحه 3 را می خواهیم چاپ کنیم برای همین وارد می کنیم از 3 تا 3.به این ترتیب پرینت انجام می شود.ضبط ماکرو را متوقف می کنیم.ماکروی ما آماده است.منتها با هر بار اجرا صفحه 3 را چاپ می کند.می خواهیم شماره صفحه را هنگام اجرا از ما بپرسد.با این عمل در واقع قدم به دنیای ماکرو نویسی گذاشته ایم .لیست ماکروها را باز کنید.ماکروی ضبط شده را انتخاب کرده و edit می کنیم.ویژوال بیسیک باز می شود.در آن ماکرویی را که ضبط کرده ایم می بینیم.حال باید یک متغیر تعریف کنیم که همان شماره صفحه باشد.برای این کار از دستور زیر استفاده میکنیم:

Inputbox("Message",["Title"],[Default],[Xpos],[Ypos],[Helpfile],[Context])

گزینه های داخل براکت اختیاری هستند.جواب این سوال را در report ذخیره می کنم و شماره صفحه چاپی را برابر این Report قرار می دهم.من پس از ضبط ماکرو آنرا به این صورت تغییر دادم:

Sub Macro1()

'

' Macro1 Macro

' Macro recorded 2006/07/21 by بهرام صمديان

'

' Keyboard Shortcut: Ctrl+s

'

     report = InputBox("شماره صفحه ای را که می خواهید چاپ شود وارد کنید")

       ActiveWindow.SelectedSheets.PrintOut From:=report, to:=report, Copies:=1, Collate _

        :=True

End Sub

جایی را که تغییر دادم را به رنگ قرمز مشخص کرده ام.اگر بتوانید این ماکرو را در ماکروهای شخصی خودتان (Personal) ذخیره کنید همواره می توانید از این ماکرو استفاده کنید.حال ویژوال بیسیک را ببندید و ماکرو را اجرا کنید.به سوال پاسخ دهید تا صفحه مورد نظر شما چاپ شود.

 http://support.microsoft.com/default.aspx?scid=KB;EN-US;213360

امیدوارم که به بزرگواری خود ببخشید.

خانم مرجان سوالی فرموده اند  به این صورت که برای محاسبه میانگین اعداد با ضرایب مختلف چه کنیم.مثلا برای میانگین گرفتن دروس زیر با تعداد واحدهای مختلف:

در خانه ای فرمول زیر را وارد کنید:

=SUMPRODUCT(A2:A4;B2:B4)/SUM(B2:B4)

اما توضیح فرمول:قسمتی که با رنگ قرمز مشخص شده است یک تابع آماده اکسل می باشد که می توانید از قسمت Math & Trig به تابع Sumproduct دسترسی داشته باشید.در کادر این تابع نمرات را به عنوان آرایه 1 و واحدها را به عنوان آرایه 2 وارد می کنیم.با این کار مجموع حاصل ضرب نمرات در واحدها بدست می آید.اما برای میانگین گرفتن باید تغییراتی در این تابع بدهیم.پس در حالت ادیت فرمول بقیه فرمول را تایپ می کنیم.به این ترتیب عدد بدست آمده بر مجموع تعداد واحدها تقسیم می شود.و میانگین بدست می آید.البته این سریع ترین راه بود .امیدوارم مفید بوده باشد.

زمان دبیرستان روی کتاب هندسه یک تصویر فراکتالی بسیار زیبا بود که چشم را خیره می کرد.تصاویر فراکتالی از تکرار بی نهایت یک تصویر ایجاد می شوند.بنابراین با zoom کردن روی آنها هیچ وقت به انتهای تصویر نمی رسیم.می توانید از لینک های زیر برای دانلود یک نرم افزار برای ساخت این تصاویر بسیار زیبا استفاده کنید.هر سه را باید داشته باشید.

http://www.eclectasy.com/Fractal-Explorer/fe202.zip

http://fractalfairy.com/~fexplorer/fl_libr.zip

http://www.fractaldaydreams.com/compiler.zip

منبع این لینک ها مجله دانش و کامپیوتر -شماره 55 سال هفتم.صفحه 21.مقاله ای به قلم آقای مسلم ناصری

Filter

باید بدانیم که بانکهای اطلاعاتی امروزه جزء لاینفک هر اداره و شرکتی شده است.مثلا داده های مربوط به کارمندان و حقوق و مواردی از این قبیل می تواند مثال خوبی برای یک بانک اطلاعاتی باشد.بانک اطلاعاتی یعنی اطلاعات را در آن قرار بده تا در موارد ضروری بتوانی اطلاعات درخواستی خود را به سرعت بدست بیاوری.

داده های زیر را در نظر بگیرید تا روی آنها کار کنیم:

برای وارد کردن یک لیست مثل جدول روبرو یا باید ابتدا لیست را ایجاد کنیم بعد اطلاعات را وارد کنیم یا اینکه ابتدا اطلاعات را وارد کنیم و بعد آنرا به عنوان لیست معرفی کنیم .دو روش هیچ تفاوتی با هم ندارند.حال که ما جدول را در اکسل وارد کرده ایم آنرا به عنوان لیست معرفی می کنیم برای این کار از منوی زیر عمل می کنیم:

Dataà List à Create list

در کادر باز شده باید منطقه لیست خود را مشخص کنیم.البته اگر سلول فعال در یکی از خانه های همین داده ها باشد اکسل فورا متوجه منطقه لیست شده و اطراف داده ها را خط متحرک قرار می دهد.حتی گزینه My list has Headers را تیک می زند برای اینکه در سطر اول ما نام فیلدها را وارد کرده ایم.به این ترتیب ما لیست خود را ساخته ایم.اطراف لیست یک کادر آبی مشاهده می شود.که محدوده لیست را مشخص می کند.حال می رسیم به مسئله فیلتر کردن.برای فیلتر کردن اطلاعات بر اساس هر فیلدی که بخواهیم باید روی مثلث کوچک کنار همان فیلد کلیک کنیم.و از گزینه های باز شده یک را برای فیلتر کردن انتخاب کنیم.مثلا اگر بخواهیم افرادی را که حقوقی کمتر از 100000 دریافت می کنند را نشان دهیم باید روی فیلد حقوق فیلتر را انجام دهیم.برای این منظور روی مثلث مربوط به فیلد حقوق کلیک می کنیم.از آنجایی که یک شرط خاص را ما می خواهیم اعمال کنیم که در گزینه ها موجود نمی باشد پس گزینه Custom را انتخاب می کنیم.در کادر باز شده ابتدا نوع نامساوی را اعم از مساوی ،کمتر ،بیشتر ،مخالف و... را تعیین می کنیم.برای مورد ما گزینه is less than مناسب است.در کادر کناری آن عدد 100000 را وارد می کنیم.و اینتر.به این ترتیب لیست ما تنها افرادی را نشان می دهد که حقوق کمتر از 100000 را دریافت می کنند.حال روی همین لیست فیلتر شده دوباره یک فیلتر دیگر را اعمال می کنیم و آن هم اینکه فقط زن ها را نشان دهد.برای همین روی فیلد جنس کلیک کرده از گزینه های باز شده گزینه زن را انتخاب می کنیم.اگر توجه کرده باشد می بینید که هر گاه یک فیلتر را اعمال می کنیم رنگ مثلث آن فیلد آبی می شود که نشانگر این است که لیست بر اساس آن فیلد فیلتر شده است و این اطلاعات نمایش داده شده تمام اطلاعات نیست.در مثال ما فیلدهای حقوق و جنس آبی رنگ شده اند.برای دیدن همه داده ها یا باید روی تک تک فیلدهای فیلتر شده کلیک کرده از گزینه های باز شده show all را انتخاب کنیم یا از منوی Data àFilter àshow all  همه اطلاعات را ظاهر سازیم.در حالت عادی یک لیست در حالت Auto filter قرار دارد.می توان این حالت را غیر فعال کرد که مسیر آن عبارت است از:DataàFilter àAuto Filter   

با غیر فعال کردن این گزینه مثلث های کوچک کنار فیلدها از بین می روند و انجام فیلتر به این راحتی ها نخواهد بود.البته Auto Filter یک امکان جالبی را که به ما می دهد این است که ما می توانیم داده ها را بدون لیست کردن فیلتر کنیم.برای این که این خاصیت را ببینیم ابتدا داده ها را از حالت لیست خارج می کنیم.برای این کار روی یک سلول لیست  کلیک می کنیم و از مسیر زیر لیست را به یک محدوده معمولی تبدیل می کنیم.DataàListàConvert to Range عمل را تائید کنید تا لیست از حالت لیست بودن خارج شود.حالا Auto Filter را روی آن اعمال کنید.یعنی یک سلول را از محدوده داده ها انتخاب کنید و DataàFilterà Auto Filter به این ترتیب بدون اینکه داده ها لیست شوند می توان از امکان فیلتر کردن داده ها استفاده کرد.

حالا که تا این جا پیش آمده ایم بهتر است که گزینه Advanced Filter  را نیز بررسی کنیم.گزینه Auto Filter جستجوها پیچیده را نمی تواند انجام دهد .مثلا اگر بخواهیم لیست مردهایی را که حقوق بیش از 200000 و زن هایی را که حقوق بیش از 150000 را دریافت می کنند داشته باشیم گزینه Auto Filter کمکی به ما نمی کند اینجاست که مجبوریم از Advanced Filter استفاده کنیم.برای این کار باید ابتدا شرط ها را ایجاد کنیم.برای این کار چون ما یک محدوده 5 فیلدی داریم (نام ، شغل ،حقوق ،بیمه و جنس) برای همین یک ناحیه 5 ستونی را در نظر می گیریم .باید عناوین فیلدهای 5 گانه را در این ستونها وارد کنیم.بهتر است که آنها را از روی محدوده داده ها کپی کنید تا هیچ فرقی با هم نداشته باشند.حالا که عناوین را در یک محدوده جدید کپی کرده اید شروع می کنیم به وارد کردن شرط ها در این ناحیه جدید.این ناحیه به ناحیه شرط معروف است.در اولین سطر فیلد حقوق وارد کنید 200000< در اولین سطر فیلد جنس هم وارد کنید مرد.اولین شرط تمام شد یعنی مردهایی که بیش از 200000 حقوق می گیرند.در دومین سطر فیلد حقوق 150000< را وارد می کنیم و در روبروی آن در فیلد جنس زن را تایپ می کنیم.به این ترتیب دومین شرط هم اعمال شد یعنی زن هایی که بیش از 150000 حقوق می گیرند.حال که ساخت ناحیه شرط تمام شد گزینه Advanced Filter را از مسیر زیر فعال می کنیم:

Dataà Filter àAdvanced Filter

در کادر باز شده ناحیه داده ها را به همراه عناوین فیلدها به عنوان List Range وارد می کنیم.در کادر پایین آن ناحیه شرط را به همراه عناوین فیلدها وارد می کنیم.اینتر را بزنید تا داده ها بر حسب دو شرط فیلتر شوند.نتیجه را در همان محدوده داده ها مشاهده می کنید.

چند نکته:اگر بین ناحیه شرط سطر خالی باشد نتایج درست نخواهد بود.

اگر بخواهیم که داده های فیلتر شده در یک ناحیه جدید نشان داده شود باید در کادر Advanced Filter گزینه Copy to another location را انتخاب کرده و در کادر Copy to یک ناحیه شامل 5 ستون را انتخاب کنیم.به این ترتیب داده های فیلتر شده در این ناحیه نشان داده می شود.

نکته مهم دیگر اینکه چندی پیش آقای علی دما سوال کرده بودند که چگونه داده های تکراری را از بین لیست فیلتر کنیم تا فقط داده های منحصر بفرد باقی بمانند. در کادر Advanced Filter در پایین گزینه ای هست (Unique records only) که با تیک زدن آن داده های منحصر به فرد را در لیست داده ها نشان می دهد.

این فرمول بیان می کند که اگر مقدار موجود در سلول A2 با سلول A1 برابر بود در آن صورت نتیجه فرمول خالی خواهد بود در غیر این صورت همان مقدار موجود در سلول A2 خواهد بود این فرمول را به روش AUTOFILL به سلول های زیرین نیز کپی کنید.به این ترتیب در ستون B تنها اعداد منحصر به فرد قابل مشاهده خواهند بود.

دوست عزیزی سوال کرده بودند که چگونه می توان از ورود داده های تکراری به یک محدوده خاص جلوگیری کرد.برای این کار فرض کنیم می خواهیم این فشار را روی ستون A اعمال کنیم.کل ستون را انتخاب می کنیم و از منوی DATA گزینه Validation را انتخاب می کنیم.در کادر باز شده در قسمت setting گزینه custom را انتخاب می کنیم و فرمول زیر را وارد می کنیم.

=COUNTIF(A:A;A1)=1

حال باید نوع اخطار را در برگه مربوطه تعیین هشداری را تایپ و نوع اخطار را بر حسب سخت گیری تعیین کنید.بعد از این عمل داده تکراری وارد نخواهد شد و اگر چنین اتفاقی بیفتد اکسل با توجه به پیام خطای تایپ شده و نوع خطا شما را از این کار مطلع خواهد کرد.

برای یک محدوده خاص می توانید از علامت دلار و آدرس دهی خانه ها استفاده کنید.

=COUNTIF($A$2:$A$50;A1)=1

منبع این مطلب:روزنامه جام جم-ویژه نامه کلیک شماره 100 یکشنبه 18 تیر 1385 صفحه 10

Pivot Table 3

در دو قسمت قبلی دو جدول را طراحی و رسم کردیم.حال می خواهیم به آخرین جدولی که طراحی کرده ایم نکاتی را اضافه کنیم.آخرین جدول شامل درصد دارندگان بیمه و بدون بیمه ها به تفکیک شغل شان بود.حال فرض کنیم می خواهیم جدول زیر را طراحی کنیم:جدولی که تعداد افراد را به تفکیک شغلی و جنسیت و بیمه محاسبه کند.برای این کار شغل را در سطر،بیمه را در ستون و جنس را در سطر قرار می دهیم .حقوق را هم که در قسمت داده ها وارد می کنیم .به این ترتیب سطر دو لایه می شود.حال پس از تغییر نوع محاسبه جدول به تعداد ، می توان این گونه از جدول برداشت کرد.مثلا:10 نفر از کارمندان مرد بیمه دارند و 6 نفر از کارمندان مرد بیمه ندارند.و به این صورت می توان به طراحی جداولی اقدام کرد که سطر و ستون آنها بیش از یک فاکتور دارند.البته برای اینک جدول زیاد شلوغ نشود می توان فاکتور جنسیت را به قسمت Page وارد کرد.به این ترتیب در این حالت به تفکیک حالت قبلی نخواهد بود اما می توان در موارد ضروری یکی از گزینه های مرد یا زن را انتخاب کرد.

نکته دیگر در باب Pivot Table این است که اگر مثلا خواستیم بدانیم که مثلا 20 نفر معلم مرد که بیمه دارند چه کسانی هستند کافی است که روی عدد 20 دوبل کلیک کنیم.به این ترتیب اکسل تمام آن افراد را با ذکر کامل جزئیات دیگر در یک شیت جدید ارائه می کند.یا مثلا فرض کنید بخواهیم جزئیات مربوط به افراد فاقد بیمه را داشته باشیم با دوبل کلیک روی عدد 15 که معرف Grand total بیمه نشده ه است به این اطلاعات دست می یابیم.

Pivot Table

تجزیه و تحلیل داده ها ابتدا از خلاصه کردن داده ها شروع می شود.گاهی خلاصه کردن داده ها در چند عدد تنها هدف ماست.فرض کنیم هزاران عدد و رقم و ... در چند ستون وارد شده باشند به عنوان مثال اطلاعات کارمندان یک شرکت را که شامل نام ، جنسیت ، بیمه ، حقوق و... در نظر بگیرید.تهیه یک جدول که مثلا حقوق کارمندان زن را که بیمه ندارند کمی مشکل به نظر می رسد اما با ابزار Pivot Table می توان به راحتی جداول را تهیه کرد.حتی نمودار نیز می توان کشید نکته جالبی که اکسل دارد و بقیه نرم افزارهای آماری ندارند این است که بعد از رسم جدول شما باز هم می توانید داده هایی را به جدول اضافه و یا کم کنید.حال مثالی را طرح و برای آن یک Pivot Table رسم می کنیم.داده ها در پایین آورده شده است.

بعد از دریافت فایل می بینید که داده ها را بصورت لیست وارد کرده ایم.حال می خواهیم بدانیم که کارمندان زن و مرد بطور مجزا چقدر حقوق می گیرند؟چون داده ها لیست هستند کافی است در یک نقطه از آن کلیک کنید.حال گزینه Data à Pivot Table را اجرا کنید. در کادر باز شده گزینه اول که انتخاب شده برای منظور ما مناسب است.چون داده های ما در داخل خود اکسل می باشند و داده خارجی نیستند پس گزینه دوم را انتخاب نمی کنیم. از آنجایی که داده ها یک پارچه هستند و تیکه تیکه نیستند پس گزینه سوم را نیز انتخاب نمی کنیم.در پایین دو نوع گزارش می توان تهیه کرد فقط جدول یا جدول و نمودار با هم.فعلا روی جدول کار می کنیم.Next را می زنیم .کادر متحرک اطراف لیست نشان از انتخاب درست داده ها توسط اکسل دارد.باز هم Next را می زنیم .اینجا تعیین می کنیم که جدول را در همین شیت ایجاد کند یا در شیت جدیدی.بعد از تعیین این مورد قبل از زدن Finish به این نکته توجه کنید که در این مرحله دو راه پیش رو است.اول اینکه داده ها را در این مرحله وارد کنید یا پس از ایجاد جدول خالی داده ها را به آن اضافه کنیم.فعلا داده ها را اینجا وارد می کنیم برای این کار Layout… را می زنیم.در کادر باز شده اسامی فیلدها را به همراه یک جدول خالی مشاهده می کنیم.هر یک از فیلدها را می توان در چهار ناحیه قرار داد.در ستون ، سطر ،قسمت داده ها و Page .با توجه به مسئله آغازین ،به این صورت عمل می کنیم.شغل را در سطر ،جنس را در ستون و حقوق را در Data قرار می دهیم.(روی هر یک از فیلدها که می خواهیم کلیک می کنیم و آنرا به ناحیه مورد نظر می کشیم ) .بعد هم Ok و Finish را می زنیم.

به جدول ایجاد شده توجه کنید و نیز به Toolbar و Pivot table Field List توجه کنید.در این کادر Field List فیلدهایی که مورد استفاده قرار گرفته اند پر رنگتر از بقیه هستند.ما در مسئله داشتیم که حقوق کارمندان .حالا برای اینکه فقط حقوق کارمندان در جدول قابل مشاهده باشد در جدول در کنار شغل مثلث کوچکی هست.آنرا باز می کنیم و معلم و راننده را از حالت انتخاب در می آوریم.به این ترتیب جواب مسئله فرضی ما بدست می آید.

در پست بعدی ادامه همین مسئله را با هم ادامه می دهیم.

از دوستان اگر کسی می داند لطفا کمک کند .

 علی آقا سوالاتی کرده اند که به توضیح آنها می پردازیم:

1- در مورد کند بودن کامپیوتر باید عرض کنم که اکسل توانایی محاسبه را بصورت اتوماتیک و دستی به ما می دهد.برای این کار باید گزینه Toolsà OptionsàCalculation را انتخاب کنید.در این قسمت محاسبات را از حالت Automatic خارج کنید و Manual را انتخاب کنید.در این حالت با هر تغییر در سلول ها محاسبات دوباره از نو محاسبه نمی شوند فقط زمانی که بخواهیم محاسبات از نو محاسبه شوند F9 را فشار می دهیم.

2- من در مورد Word چندان تبحر ندارم ولی فکر کنم که بتوانید از مسیر InsertàFile فایل ها را یک جا وارد کنید.خوبی این روش این است که می توان همه را یکجا وارد کرد و نیازی به تک تک وارد کردن نیست.اگر مشکل شما حل نشد باز هم هستیم.

3- در مورد سوال سوم فعلا راهی به ذهنم نمی رسد.با عرض معذرت.